Isikuandmete töötlemine

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Haapsalu Kutsehariduskeskuses ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

Teabenõue, märgukiri ja muu kirjavahetus

Haapsalu Kutsehariduskeskuse  tegevus on avalik. Töö käigus jõuab kooli isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad asutusse jõuda läbi kirjavahetuse. See on võimalik ka siis, kui isik on mõne menetluse osapool.

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi teha, avaldatakse isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus.

Avaliku teabe seaduse kohaselt peab kool avaldama oma dokumente  avalikus dokumendiregistris. Seega on kirjavahetuse andmestik põhiliselt nähtav avalikus dokumendiregistris. Dokumentidega, mis  on juurdepääsupiiranguga ja pole avalikus vaates nähtavad, on võimalik tutvuda koolile teabenõude esitamisel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitab kutsehariduskeskus viis kuni seitse aastat. Tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Kandideerimine tööle Haapsalu Kutsehariduskeskusesse

Tööle kandideerimisel lähtub kool isiku enda avaldatud infost ja avalikest allikatest. Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid kool tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus kooli poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid.

Kandideerimisdokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Kool eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata. Kui kandidaat ei osutu valituks, säilitatakse tema andmeid kuus kuud, seejärel tehakse seda vaid tema kirjalikul nõusolekul.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Haapsalu Kutsehariduskeskuse veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:

• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress),
• arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversiooniga,
• külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.

Isiku õigused tutvuda kogutud andmetega ja neid parandada, piirangud

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda.

Isikuandmetega tutvumise taotlusest keeldutakse, kui see võib:

• kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
• takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
• raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
• ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

Kui koolil ei ole isikuandmete kasutamiseks seaduslikku alust, on isikul õigus nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

Kooli otsuste peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või pöörduda halduskohtusse.

Õpilaste andmete töötlemine

Haapsalu Kutsehariduskeskus töötleb õpilaste  isikuandmeid  kahel põhjusel:

• isikuandmed, mida kool kogub ja töötleb seadustest ning nende alusel kehtestatud kooli sisemistest normdokumentidest tulenevate kohustuste täitmiseks.  Neile andmetele on määratud vastutaja, ligipääsu piirangud ja säilitamise tähtaeg.
• isikuandmed, mida kool kogub ja töötleb vajaduspõhiselt koolitöö sujuvaks korraldamiseks ja õpilase heaolu ning turvalisuse huvides õpilase või alaealise õpilase puhul tema seadusliku esindaja nõusoleku alusel.

Õpilase või alaealise õpilase puhul tema seadusliku esindaja nõusoleku alusel kogutavate andmete puhul  esitatakse  nõusoleku vormis järgmine teave:

• andmed vastutava töötleja kohta. Õpilane või tema seaduslik esindaja peab teadma, kellele ta andmed annab;
• teave andmete töötlemise eesmärgi kohta. Õpilane või tema seaduslik esindaja peab teadma, miks neid andmeid vajatakse.

Kui koolil ei ole õpilaste andmete kogumiseks seaduslikku alust, võib õpilane või alaealise õpilase puhul tema seaduslik esindaja nõusolekust loobuda ning nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist.

Täpsemalt privaatsuspoliitika kohta saab lugeda SIIT.